Bucureşti - 09 mai 2011
-
SOLICITĂRI DE OFERTĂ
PROCEDURA : Cumpărare Directă
Servicii de inchiriere sali pentru organizarea de seminarii
I. Introducere
Prin prezenta solicitare de ofertă, SC MEDIAFAX SA, în calitate de Partener 2 în cadrul Proiectului „Sanse egale pentru cariere de succes” invită operatorii economici interesaţi să depună o ofertă pentru achiziţia de „Servicii de inchiriere sali pentru organizarea de seminarii” în conformitate cu cerinţele incluse în acest document.
Descrierea specificaţiilor tehnice conţine informaţii privind regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potenţialii ofertanţi să elaboreze propunerea tehnică corespunzător cu necesităţile achizitorului.
II. Descriere proiect
Obiectivul general al proiectului il reprezinta cresterea oportunitatilor de angajare a femeilor si acces egal la ocupare prin constientizarea principiului egalitatii de sanse la nivelul intreprinderilor private. Pe termen lung, proiectul va contribui la diminuarea stereotipurilor sociale privind rolul femeii la locul de munca si va determina politici nondiscriminative in recrutarea, angajarea si desfasurarea ulterioara a carierei femeilor.
Surse de finanţare:
Proiectul beneficiază de o finanţare nerambursabila acordata de Fondul Social European
S.C. Mediafax SA, in calitate de Partener 2 in cadrul proiectului, lanseaza procedura de achizitie publica „cumparare directa” in conformitate cu prevederile OUG nr. 34/2006, cu modificarile si completarile ulterioare.
III. Descriera achizitiei:
Obiectul contractului il reprezinta achizitia de „Servicii de inchiriere sali pentru organizarea de seminarii” in vederea implementarii Proiectului ”Sanse egale pentru cariere de succes”, aferente anului 2011, prin procedura de achizitie „cumparare directa”.
Cod CPV: 55120000-7
Valoarea estimata pentru achizitionarea serviciilor este de 6.000 lei fara TVA / lot.
Contractul se va derula începând cu data semnării contractului de ambele părţi si până la data de 31.08.2011.
B. SPECIFICAŢII TEHNICE
Operatorul economic trebuie sa asigure servicii de inchiriere Sali pentru organizarea de seminarii dupa cum urmeaza:
Lot 1 : Inchiriere sala pentru doua seminarii in Bucuresti – Regiunea Bucuresti – Ilfov clasificatie minim 4*, pentru 100 persoane pentru 1 (una) zi in luna mai – 18 mai 2011 si 1(una) zi in luna iunie 2011 – 28 iunie 2011 (orele 11.00-20.00)
Lot 2 : Inchiriere sala pentru doua seminarii in Ploiesti – Regiunea Sud clasificare minim 4*, pentru 100 persoane 2(doua) zile consecutive in luna mai (orele 11.00- 20.00) 25-26 mai 2011
Lot 3 : Inchiriere sala pentru doua semnarii in Brasov – Regiunea Centru clasificare minim 4*, pentru 100 persoane doua zile consecutive in luna iulie 2011 (orele 11.00- 20.00) – 7-8 iulie 2011
Lot 4 : Inchiriere sala pentru doua seminarii in Craiova – Regiunea Sud-Vest, clasificare minim 4*, pentru 100 persoane doua zile consecutive in luna iunie 2011 (orele 11.00- 20.00) – 1-2 iunie 2011
Lot 5 : Inchiriere sala pentru doua seminarii in Cluj – Regiunea Nord-Vest clasificare minim 4*, pentru 100 persoane doua zile consecutive in luna iunie 2011 (orele 11.00- 20.00), 8-9 iunie 2011
Lot 6 : Inchiriere sala pentru doua seminarii in Timisoara – Regiunea Vest clasificare minim 4*, pentru 100 persoane doua zile consecutive in luna iunie 2011 (orele 11.00- 20.00), 15-16 iunie 2011
Lot 7 : Inchiriere sala pentru doua seminarii in Iasi – Regiunea Nord-Est clasificare minim 4*, pentru 100 persoane doua zile consecutive in luna iunie 2011 (orele 11.00- 20.00), 22-23 iunie 2011
Lot 8 : Inchiriere sala pentru doua seminarii in Constanta – Regiunea Sud-Est clasificare minim 4*, pentru 100 persoane doua zile consecutive in lunile iunie-iulie 2011 (orele 11.00- 20.00), 30 iunie-1 iulie 2011
Datele de desfasurare a seminariilor mentionate mai sus sunt orientative, urmand ca datele exacte sa fie comunicate prin comanda ferma, impreuna cu numarul de participanti cu minim o saptamana inainte de desfasurarea evenimentului.
Serviciile necesare pentru organizarea seminariilor, respectiv inchiriere sali de lucru vor fi asigurate de operatorul economic pentru fiecare Lot in parte,intr-o locatie propusa de acesta din orasele precizate mai sus.
Salile de conferinţă vor fi prevăzute cu dotările necesare desfăşurării în condiţii foarte bune a conferintei si seminariilor, respectiv:
- sala de conferinta de aprox 200 m patrati cu lobby pentru receptie
- 1 masa pentru receptie
- asezare la mese pentru minimum 70 de participanti (maximum 100 de participanti)
Dotari minime pentru fiecare lot si fiecare seminar:
- Salile trebuie sa fie dotate cu internet, router wireless, flipchart, markere în două culori, instalaţie sonorizare (7 microfoane fixe pentru masa de prezidiu,3 microfoane mobile), posibilitati de inregistrare audio, 1 masa de prezidiu, 1 retroproiector cu telecomanda, 1 ecran de proiectie, pe mese: pixuri, carnetele; 1 wellcome coffee si 1 coffe break (cafea, apa, produse de patisserie) pentru fiecare seminar
- Sala trebuie, de asemenea, sa fie prevazuta cu o zona rezervata pentru servirea mesei de pranz si a gustarilor din pauzele de cafea, astfel incat sa fie asigurat accesul furnizorului de hrana care este selectat pentru asigurarea serviciilor de catering necesar pentru implementarea proiectului. De asemenea, trebuie asigurat punctul de înregistrare al participanţilor într-un spaţiu adecvat pentru intampinarea şi notarea participanţilor pe listele de prezenţă, pentru informarea şi îndrumarea acestora, precum şi pentru distribuirea materialelor elaborate de către Achizitor.
Locatia sa fie accesibila din punct de vedere al transportului pentru participanti
Locatia sa fie prevazuta cu locuri de parcare supra sau subterane
Locatia sa fie prevazuta cu spatii accesibile persoanelor cu handicap
• Alte specificatii
Specificatiile mentionate mai sus sunt valabile pentru toate orasele in care se desfasoara seminariile.
Prestatorul se obliga sa presteze serviciile oricand in timpul lunii mentionate pentru desfasurarea seminariilor si conferintei, la solicitarea Achizitorului.
Achizitorul se obliga sa stabilesca si sa transmita prestatorului de servicii, data exacta a desfasurarii seminariilor si a conferintei cu cel putin 1 saptamana inainte.
Achizitorul isi rezerva dreptul de a cere schimbarea salii daca pe parcursul derularii cursurilor aceasta nu mai corespunde din punct de vedere al asigurarii conditiilor optime de lucru pentru participanti.
• Receptia serviciilor
Prestatorul de servicii va prezenta documente justificative privind respectarea obligaţiilor contractuale.
Receptia si verificarea serviciului se va realiza prin intocmirea unui proces verbal de receptie a serviciilor, semnat de catre prestator si reprezentantul desemnat al achizitorului.
Buget total estimat:
• Buget total estimat pentru cele 8 Loturi este: 48.000 LEI, fara TVA
• Valoarea estimata pentru fiecare lot in parte este de 6.000 lei/Lot, fara TVA.
• Oferta financiara va include toate costurile aferente indeplinirii contractului asa cum sunt mentionate la dotari. Pretul se va prezenta unitar pentru serviciul de inchiriere Sali.
• ALTE CERINŢE
Operatorul economic va prezenta în oferta tehnică cel puţin următoarele elemente:
- Capacitatea minima si maximă a sălilor oferite (număr de locuri şi suprafaţă)
- Imagini exemplificative cu sala care urmeaza a fi pusa la dispozitia Beneficiarului
- Configuraţia sălii (dacă mobilierul aferent poate fi aranjat în diverse moduri, astfel încât să răspundă cerinţelor privind activităţile desfăşurate în cadrul conferinţei – eventuale ateliere de lucru, sesiuni de comunicare)
- Scurta prezentate a tuturor echipamentelor tehnice prevăzute în caietul de sarcini
- Asigurarea permanenţei unui reprezentant al ofertantului la locul de desfăşurare a conferinţei
Cerinţele impuse prin specificaţiile tehnice sunt minimale
• Contractul va fi acordat operatorului economic care va transmite o oferta care sa indeplineasca specificatiile tehnice cerute si care ofera cel mai mic pret evaluat.:
• Specificaţiile tehnice din prezenta documentaţie constituie cerinţe obligatorii pentru luarea în considerare a ofertelor depuse de către operatorii economici, astfel că nerespectarea acestora va duce la respingerea ofertei. Propunerea tehnică şi financiară se va depune distinct pentru fiecare lot în parte.
• Ofertantii vor depune ca documente de calificare :
- Certificatul constatator eliberat de Oficiul National al Registrului Comerţului, de pe lângă instanţa competentă, în original sau copie legalizată din care să rezulte adresa actuală şi obiectul de activitate al societăţii conform codului CAEN, valabil la data depunerii ofertelor. Operatorul economic trebuie sa aiba in obiectul de activitate realizarea de servicii de tipul celor supuse ofertării.
- Prezentarea a cel putin unui contract prin care se probeaza ca ofertantul a prestat, in ultimii 3 ani, servicii similare cu cele care fac obiectul prezentei achizitii, din care sa reiasa: beneficiarul contractului, tipul serviciilor prestate, perioada in care s-a realizat contractul si valoarea contractului. Contractul va fi depus in copie „conform cu originalul” semnata si stampilata de reprezentantul operatorului economic.
- 2 (doua) scrisori de recomandare emise sau contrasemnate de o autoritate contractantă beneficiară a prestărilor de servicii ori de către clientul privat beneficiar al prestărilor de servicii in cauza din care sa reiasa modul de realizare a contractelor avand ca obiect servicii similare celor care fac obiectul prezentei achizitii. Dacă recomandările sunt depuse în copie, se va menţiona „conform cu originalul” şi vor fi însoţite de semnătura deponentului. Una dintre cele 2 recomandari trebuie sa fie emisa de Beneficiarul a carui copie dupa contract este prezentat in oferta, asa cum se mentioneaza la paragraful de mai sus
Modul de prezentare a ofertei
Ofertele vor fi depuse la urmatoarea adresa:
SC MEDIAFAX SA
Adresă: Punct de lucru in Str Aurel Vlaicu nr 62-66 sector 2, cod postal 020097, Bucureşti
Tel: +40 318 256 114; fax: +40 318 256 155;
E-mail: carmen.mihalcea@mpg.ro
a. Orice oferta primită după termenul limită de depunere a ofertelor sau la o altă adresă decât cea indicată mai sus nu va fi evaluată de achizitor, acestea fiind păstrate la sediul achizitorului, nedeschise.
b. Data limita pentru primirea ofertelor este 13.05.2011, ora 11.00, la adresa mai sus mentionata.
c. Ofertele pot fi transmise prin posta, curier, sau depuse personal la adresa achizitorului..
d. Oferta financiara se va prezenta astfel :
i. Pretul ofertat va include toate cheltuielile legate de prestarea serviciilor ofertate.
ii. Preturile vor fi prezentate in Lei, fara TVA.
iii. Preturile precizate in oferta operatorului economic vor ramane ferme pe toata durata derularii contractului.
iv. Ofertele considerate conforme din punct de vedere al specificatiilor tehnice vor fi evaluate din punct de vedere financiar, pe fiecare lot in parte prin compararea preturilor, fara TVA. Contractul se va atribui operatorului economic care ofera cel mai scazut pret pentru fiecare Lot in parte.
v. Oferta financiară se va întocmi respectând formularul 1, anexă la prezentul document si se va depune distinct pentru fiecare Lot in parte.
e. Atribuirea contractului se face pentru fiecare Lot in parte, pe baza criteriului de atribuire „pretul cel mai scazut”.
f. Operatorii economici pot opta intre a depune oferta pentru un Lot, mai multe loturi sau pentru toate loturile. Fiecare oferta va contine propunerea tehnica si propunerea financiara pentru fiecare Lot in parte
Ofertele vor fi depuse intr-un exemplar in original, într-un plic exterior, închis corespunzător şi netransparent, PENTRU FIECARE LOT IN PARTE.
Fiecare exemplar al ofertei, aferent fiecarui LOT va trebui să conţină în plicuri separate:
1. Plicul 1. Documente de calificare
2. Plicul 2. Propunerea tehnică
3. Plicul 3. Propunerea financiară
Întreaga ofertă va fi:
- iniţializată şi ştampilată pe fiecare pagină şi
- numerotată crescător de la prima până la ultima pagină, pe aceasta din urmă fiind trecută menţiunea „ULTIMA PAGINĂ”.
Plicul exterior, in care este introdus originalul si copia ofertei, trebuie să fie marcat astfel :
a) adresa “ SC MEDIAFAX SA”
b) denumirea procedurii „Servicii de inchiriere sali pentru organizarea de seminarii”
c) denumirea Proiectului, Regiunea si nr. Lotului.
d) « In atentia : CARMEN MIHALCEA».
e) Numele ofertantului.
Dacă plicul exterior nu este marcat conform prevederilor de mai sus, MEDIAFAX nu îşi asumă nici o responsabilitate pentru rătăcirea ofertei. Nu vor fi admise plicuri deteriorate, desfăcute sau cu semne distinctive.
g. Oferta depusa de dumneavoastra trebuie sa fie valabila 30 de zile de la data limita stabilita pentru depunerea ofertelor mentionata la lit. b.
h. Contractul va intra in vigoare la data semnarii acestuia si va fi valabil pana la data de 31.08.2011.
i. Plata serviciilor se va face in Lei, prin ordin de plata, in termen de 30 de zile de la primirea facturii. Achizitorul va receptiona serviciile prestate pe baza Procesului verbal de receptie.
j. Operatorii economici interesaţi pot obţine mai multe informaţii de luni până vineri, între orele 10.00 - 16.30 (ora locală), cu excepţia sărbătorilor legale la adresa de mai jos:
Contact:
SC MEDIAFAX SA
Carmen Mihalcea
Adresă: Punct de lucru in Str Aurel Vlaicu nr 62-66 sector 2, cod postal 020097, Bucureşti
Tel: +40 318 256 114; fax: +40 318 256 155;
E-mail: carmen.mihalcea@mpg.ro
Responsabil implementare,
Carmen Mihalcea
FORMULAR 1
OPERATOR ECONOMIC
_____________________
(denumirea/numele)
FORMULAR DE OFERTA
Catre .............................................(denumirea achizitorului si adresa completa)
Domnilor,
1. Examinand Solicitarea de oferta, subsemnatii, reprezentanti ai Ofertantului __________________________________(denumirea/numele Ofertantului), ne oferim ca, in conformitate cu prevederile si cerintele cuprinse in documentatia mai sus mentionata, sa prestam _____________________________ (denumirea serviciului) pentru preţul total in suma de __________________________________ (suma in litere si in cifre, precum si moneda ofertei) la care se adauga taxa pe valoarea adaugata in valoare de ___________________ .(suma in litere si in cifre).2. Ne angajam ca, in cazul in care oferta noastra este stabilita câştigătoare, să prestăm serviciile în graficul de timp anexat.3. Ne angajam sa menţinem aceasta oferta valabilă pentru o durata de ______________ (durata in litere si cifre) zile, respectiv până la data de _______________ (ziua/luna/anul), şi ea va rămâne obligatorie pentru noi şi poate fi acceptată oricând înainte de expirarea perioadei de valabilitate.4. Până la încheierea şi semnarea contractului de achiziţie aceasta ofertă, împreună cu comunicarea transmisă de dumneavoastră, prin care oferta noastra este stabilită câştigătoare, vor constitui un contract angajant între noi.
Data _____/_____/_____
_____________(semnatura), in calitate de _______________, legal autorizat sa semnez oferta pentru şi în numele ____________________________________. (denumire/nume operator economic)
Operator economic
___________________
(denumirea/numele)
10.05.2011
Clarificari – retransmitere Formular 1 cu centralizator de preturi
11.05.2011
CLARIFICARI
SC MEDIAFAX SA, cu adresa Punct de lucru in Str Aurel Vlaicu nr 62-66, sector 2, cod postal 020097, Bucureşti, în calitate de Partener 2 în cadrul Proiectului „Sanse egale pentru cariere de succes”, ID 64237, publică prezentele raspunsuri la clarificarile solicitate cu privire la cererea de ofertă pentru achiziţionarea “Servicii de inchiriere sali pentru organizarea de seminarii”, raspunsuri insotite de intrebarile adresate, dupa cum urmeaza:
INTREBARE: Legat de data de desfasurare a celor doua seminarii la Iasi, pe 22 iunie sala noastra este libera, pe 23 iunie este ocupata. Ati accepta sa va propunem intervalul 21-22 iunie 2011?
RASPUNS: Data mentionata in solicitarea de oferta nu se modifica.
INTREBARE: Legat de persoanele invitate la seminar, ati putea sa-mi ziceti care e numarul de participanti pentru care doriti sa va fac propunerea: 70 de persoane sau 100 de persoane?
RASPUNS: La eveniment, asa cum este prezentata si in solicitarea de oferta, avem un numar minim si maxim de persoane, intre 70 si 100 de persoane. Numarul este aproximat, neputand preciza cu exactitate cate persoane vor participa la eveniment.
INTREBARE: Legat de dotarile salii, doriti un retroproiector cu telecomanda sau va referiti la un videoproiector cu telecomanda?
RASPUNS: Oferta dvs poate cuprinde si un videoproiector cu telecomanda, acesta fiind acceptat de noi.
INTREBARE: Din cate am inteles din prezentare, bugetul de 6000 RON fara TVA este pentru inchiriere sala si welcome coffee si coffee break pentru cele 2 zile. Am putea sa participam si la licitatia pentru furnizorul de catering?
RASPUNS: Achizitia de catering se va desfasura ulterior, urmand ca participarea dvs sa fie binevenita.
INTREBARE: Legat de data de desfasurare a celor doua seminarii la Iasi, ati precizat ca data de desfasurare a evenimentului 22-23 iunie 2011. Va rugam sa precizati ce alta data mai aveti in vedere intrucat exista riscul indisponibilitatii salii.
RASPUNS: Zilele de 22 si 23 iunie sunt cele 2 zile consecutive in care se va desfasura evenimentul.
INTREBARE: Intrucat compania noastra poate puna la dispozitie si servicii de catering, va rugam sa ne precizati daca licitatia pentru acest tip de servicii a avut loc.
RASPUNS: Prezenta achizitie presupune doar achizitia de spatii cu dotarile solicitate in vederea desfasurarii evenimentelor la care se adauga doar welcome coffee si coffee break. Achizitia pentru servicii de catering va fi desfasurata de Beneficiarul proiectului SC SIVECO SA si va fi publicata si anuntata.
INTREBARE: La pagina 5/9 spuneti: “Plicul exterior in care este introdus originalul si copia ofertei…” Trebuie sa fie 6 plicuri in final sau doar 3 plicuri?
RASPUNS: Plicul exterior cuprinde 3 plicuri in care sunt introduse originalele si 3 in care sunt copiile originalelor.
INTREBARE: Contractul unui client de-al nostru pe care il solicitati ca document de calificare este confidential. Cum procedam?
RASPUNS: Avand in vedere finantarea proiectului din fonduri europene, toate documentele solicitate trebuie depuse de catre ofertanti. In cazul in care contractul incheiat de dumneavoastra cu alte persoane fizice/juridice il socotiti a fi confidential, decizia de a-l include sau nu in cadrul documentatiei solicitate de noi, va apartine. Documentele mentionate in cadrul „solicitarii de oferta” sunt obligatorii, atlfel ofertele incomplete vor fi descalificate.
INTREBARE: Analizand specificatiile tehnice in ce priveste categoria hotelului si suprafata salii de conferinte, va comunicam urmatoarele: hotelul are categorie 3*. Va rugam sa ne precizati daca in aceste conditii mai este oportuna transmiterea ofertei noastre.
RASPUNS: Avand in vedere precizarea dvs, mentionam ca cerintele achizitorului sunt ca locatia in care vor avea loc evenimentele sa aiba cel putin 4*.
12.05.2011
CLARIFICARI 2
SC MEDIAFAX SA, cu adresa Punct de lucru in Str Aurel Vlaicu nr 62-66, sector 2, cod postal 020097, Bucureşti, în calitate de Partener 2 în cadrul Proiectului „Sanse egale pentru cariere de succes”, ID 64237, publică prezentele raspunsuri la clarificarile solicitate cu privire la cererea de ofertă pentru achiziţionarea “Servicii de inchiriere sali pentru organizarea de seminarii”, raspunsuri insotite de intrebarile adresate, dupa cum urmeaza:
INTREBARE: Am analizat documentatia si sala corespunde cerintelor. Singurul aspect este dimensiunea salii 112 mp, capacitate 100 locuri format cinema.
RASPUNS: Avand in vedere documentatia care prevede ca spatiul salii in care se va desfasura evenimentul sa fie de aproximativ 200 mp cu lobby pentru receptie, dar si cerinta asezarii la mese pentru minim 70 de participanti, maxim 100 participanti, in oferta tehnica pe care o trimiteti trebuie sa faceti dovada faptului ca respectati aceste conditii, precum si toate celelalte conditii referitoare la dotarile minim prevazute in solicitarea de oferta si specificatiile tehnice.
17.05.2011
Anunt de anulare achizitie
Anunt de anulare procedura de achizitii pentru servicii de inchiriere sali pentru organizarea de seminarii
Anunt de anulare a achizitiei pentru pentru servicii de inchiriere sali pentru organizarea de seminarii Cod CPV: 55120000-7 în cadrul proiectului „ Şanse egale pentru cariere de succes”, POSDRU/97/6.3/S/64237
1. Denumirea si adresa achizitorului: SC MEDIAFAX SA cu punct de lucru in Bucuresti, Str. Aurel Vlaicu Nr 62-66, sector 2
2. Procedura aplicata pentru atribuirea contractului:. Anuntul de achizitie publica de servicii de inchiriere sali pentru organizarea de seminarii desfasurata prin procedura de cumparare directa a fost publicat pe site-ul www.comunicate.mediafax.biz in data de 09.05.2011 si au fost transmise solicitari de oferta pe e-mail cu nr de inregistrare S/2008 din data de 09.05.2011
3. Data anularii achizitiei: 17.05.2011.
4. Criteriul de atribuire a contractului de achizitie publica: preţul cel mai scăzut
5. Numarul de oferte primite: 1
6. Motivul anularii: Anularea procedurii de atribuire a contractului de achizitie publica, in conformitate cu prevederile art.209 alin 1 lit. b) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, aprobata prin Legea nr. 337/2006, cu modificarile si completarile ulterioare.
In conformitate cu Ordonanta de urgenta a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii , aprobata cu modificări si completări prin Legea 337/2006, cu modificările si completările ulterioare si Hotărârii de Guvern nr. 925 din 19 iulie 2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie public din Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr.34/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, stabileşte ca pentru livrarea care face obiectul contractului de servicii “ Servicii de inchiriere sali pentru organizarea de seminarii”, Cod CPV: 55120000-7, constata ca oferta primita nu este acceptabila si conforma, prin urmare nu este admisibila din punct de vedere tehnic.
.
Cuvinte cheie:
Mediafax anunt achizitie