Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului și pentru modificarea și completarea altor acte normative cu incidență asupra înregistrării în registrul comerțului („Legea nr. 265/2022”) a fost publicată în Monitorul Oficial în data de 26 iulie 2022 și va intra în vigoare la 26 noiembrie 2022.
Actul normativ aduce modificări importante cu privire la regimul juridic al constituirii, funcționării și dizolvării societăților din România, reformând Legea societăților nr. 31/1990 („Legea Societăților”), si inclusiv legile Registrului Comerțului, simplificând formalitățile necesare în acest scop și reducând sarcinile administrative, prin asigurarea unor proceduri eficiente și adaptate globalizării și serviciilor moderne și digitale de registrul comerțului.
Așadar, conform Expunerii de motive a proiectului de act normativ, prin aceste modificări se urmărește simplificarea procedurilor și se propune o abordare unitară a procesului de înregistrare în registrul comerțului, inclusiv uniformizarea procedurilor aplicate de oficiile locale ale Registrului Comerțului.
În contextul celor de mai sus, și până la publicarea Normelor Metodologice prin care se vor detalia a procedurile în fața Registrului Comerțului, vom prezenta și sumariza cele mai relevante modificări.
1. Spre exemplu, unul din elementele de noutate cu un impact semnificativ asupra înființării societăților cu răspundere limitată, privește amânarea vărsării integrale a capitalului social.
Astfel, conform prevederilor actuale ale Legii Societăților, se impune efectuarea integrală a vărsământului de capital social la momentul constituirii societăților cu răspundere limitată, însă în practică, procesul de deschidere a contului bancar pentru transferul acestor sume de bani se dovedește a fi, adesea, unul birocratic, din pricina procedurilor bancare anevoioase. Politicile bancare intitulate generic Know Your Customer (KYC), aplicabile deschiderii conturilor bancare de către persoanele fizice sau juridice, care presupun furnizarea către bănci unui set complex de documente și formulare, iar obținerea acestei documentații în special de către asociații persoane juridice străine se dovedește a fi, în majoritatea cazurilor un proces laborios și de durată.
Diversitatea documentelor (din perspectiva formei și a informaților cuprinse în extrasele corporative emise de autoritățile străine competente), și uneori lipsa de flexibilitate a băncilor din România conduc la extinderea procedurilor bancare într-o maniera excesivă, imprevizibilă și nepractică.
Cu toate acestea, procedurile bancare rămân, pentru moment, neschimbate, fiind guvernate de liniile directoare instituite de Banca Națională a României, dar și de politicile interne ale băncilor.
În acest context, este mai mult decât binevenită modificarea legislativă care permite amânarea vărsării integrale a capitalului social. În concret, aceasta oferă societăților cu răspundere limitată posibilitatea de a vărsa doar 30% din valoarea capitalului social subscris în primele (cel mult) 3 luni de la data înmatriculării, cu condiția ca, până la vărsarea acestei cote de capital, societatea să nu înceapă desfășurarea activității. Diferența de capital social va putea fi vărsată (i) pentru aportul în numerar, în 12 luni de la data înmatriculării, iar (ii) pentru aportul în natură, în termen de cel mult 2 ani de la data înmatriculării.
Practic, acest termen de amânare pentru cel mult 3 luni a vărsării de capital social vine în sprijinul persoanelor juridice pentru care procedura KYC este mai laborioasă, aceasta trebuind, însă, să fie finalizată în acest termen.
Din motivele menționate mai sus, considerăm oportună inserarea în Actul Constitutiv a modului în care se va face vărsarea capitalului social, în cazul în care acesta nu va fi vărsat integral la data înmatriculării societății.
Pentru societățile în nume colectiv și în comandită simplă subzistă obligația vărsării integrale a capitalului social subscris la data constituirii.
2. O altă modificare importantă adusă de Legea nr. 265/2022 privește includerea beneficiarilor reali în actul constitutiv, precum și a modalității în care aceștia exercită controlul asupra societății, după caz, acolo unde legea prevede. Această prevedere vizează toate tipurile de societăți prevăzute de Legea Societăților.
Din perspectiva prevederilor Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative („Legea nr. 129/2019”), toate persoanele juridice de drept privat trebuie să dețină informații adecvate, corecte și actualizate cu privire la beneficiarul lor real. Considerăm echivoca sintagma „după caz, acolo unde legea prevede” din forma propusă a Legii Societăților, nefiind clar care ar fi circumstanțele când aceasta prevedere nu este obligatorie.
Totodată, noua prevedere ridică anumite probleme de ordin practic, spre exemplu: în cazul în care beneficiarii reali vor fi declarați prin actul constitutiv, va trebui clarificat cine vor fi semnatarii acestuia, ținând cont de faptul ca Legea nr. 129/2019 stipulează că declararea beneficiarilor reali se face pe propria răspundere a administratorilor. De asemenea, va subzista și obligația depunerii declarației privind beneficiarul real, în temeiul Legii nr. 129/2019?
3. Din perspectiva simplificării procedurilor în fața Registrului Comerțului, menționăm faptul că a fost eliminată necesitatea emiterii anumitor documente, precum declarațiile pe propria răspundere de către fondatori și specimenele de semnătură emise de administratori.
4. Un alt element de noutate introdus de Legea nr. 265/2022 este acceptarea expresă a mandatului de către viitorii administratori, indiferent de tipul de societate, precum și eliminarea depunerii declarațiilor primilor administratori, membri ai directoratului sau ai consiliului de supraveghere, odată cu depunerea dosarului de înființare a societății. Astfel, conform prevederilor actuale ale Legii Societăților, acceptarea expresă a mandatului este obligatorie numai în cazul societăților pe acțiuni, la numirea unui administrator, respectiv a unui membru al directoratului sau al consiliului de supraveghere. Conform noilor prevederi din Legea Societăților, toți reprezentanții societăților (indiferent de forma societară) vor avea obligația de a accepta expres mandatul, aceasta echivalând cu atestarea îndeplinirii condițiilor impuse de art. 6 din Legea Societăților și asumarea răspunderii pentru acestea.
În contextul eliminării obligației pentru primii administratori, membri ai directoratului sau ai consiliului de supraveghere de a prezenta declarațiile pe proprie răspundere odată cu depunerea dosarului de înființare a societății, aceștia vor trebui (i) fie să fie semnatari ai actului constitutiv, alături de asociații fondatori, în scopul acceptării mandatului și atestării îndeplinirii condițiilor de la art. 6 din Legea Societăților, fie (ii) să emită o declarație separată de acceptare a mandatului, dar acest fapt ar contrazice scopul noii reglementări.
Totuși, în cazul reprezentanților legali persoane fizice/juridice străine, se solicită în prezent o declarație pe propria răspundere, care să ateste faptul că persoana respectivă nu este înregistrat(ă) fiscal în România, că nu are datorii față de statul român și că nu a săvârșit fapte de natura celor care se înscriu în evidența cazierului fiscal, iar în contextul noilor modificări, este neclar cum va fi tratat acest aspect din punct de vedere formal, în având în vedere eliminarea declarațiilor pe propria răspundere. O posibilitate ar putea fi incorporarea acestei declarații în Actul Constitutiv pentru a acomoda noile prevederi sau păstrarea declarației ca document distinct.
5. Mai mult, cu titlu de exemplu, alte modificări se referă la eliminarea obligativității votului tuturor asociaților pentru adoptarea hotărârilor care au ca obiect modificarea actului constitutiv, în cazul societăților cu răspundere limitată. Această modificare urmărește evitarea blocajelor care existau anterior în societățile cu răspundere limitată.
Practic, se va reveni la regula de bază, care prevede luarea deciziilor cu majoritatea absolută a asociaților și a părților sociale, în afară de cazul în care actul constitutiv prevede altfel.
De asemenea, se introduce o nouă sancțiune cu amenda cuprinsă între 5.000 RON si 15.000 RON, în sarcina societăților pe acțiuni care nu respectă obligația tinerii registrului acționarilor conform cerințelor legale.
În ceea ce privește operațiunile de reorganizare a societății, observăm că, în Legea Societăților, nu au fost inserate modificările așteptate cu privire la competența de soluționare a fuziunilor și a divizărilor. Conform Expunerii de motive a noului act normativ, se dorește extinderea competenței registratorului de registrul comerțului, cu privire la soluționarea definitivă a fuziunilor și a divizărilor, respectiv eliminarea competenței instanțelor de judecată. În mod firesc, noua reglementare trebuia să includă o completare a Legii Societăților în acest scop, deși acest aspect referitor la competență este inclus în prezent numai în Normele metodologice privind modul de ținere a registrelor comerțului, de efectuare a înregistrărilor și de eliberare a informațiilor. Astfel, rămâne de văzut care vor fi prevederile inserate în noile Norme metodologice privind schimbarea competenței de soluționare în cazul fuziunilor și divizărilor.
6. De departe, una dintre cele mai așteptate schimbări pe care le aduce Legea nr. 265/2022 privește digitalizarea procedurilor în relația cu Registrul Comerțului. Astfel, proceduri esențiale din activitatea autorității, precum înființarea de societăți sau înregistrarea de noi sucursale vor putea avea loc integral online.
Această inițiativă, utilă la o primă vedere, lasă loc mai multor întrebări de ordin practic, cum ar fi dacă va avea orice persoană interesată de deschiderea unei societăți sau a unei sucursale acces la această platformă sau va fi nevoie de constituirea unui cont, respectiv și îndeplinirea unor condiții speciale în afara deținerii unei semnături electronice calificate. De asemenea, rămâne de văzut ce avantaje semnificative va aduce procedura de constituire online a societăților față de procedura transmiterii prin mijloace electronice a documentelor existentă în prezent.
Potrivit Legii nr. 265/2022, în procedura de constituire online a societăților, atât încheierea actului constitutiv, cât și înregistrarea în Registrul Comerțului au loc, integral, prin mijloace electronice. Procedura implică deținerea unei semnături electronice calificate emise în cadrul unui sistem de identificare electronică inclus în lista publicată de Comisia Europeană, ca mijloc de identificare electronică. Pentru a simplifica și mai mult procesul de înființare, platforma online a Registrului Comerțului va pune la dispoziția utilizatorilor un formular-tip de act constitutiv, care va cuprinde un set predefinit de clauze esențiale care va putea fi completat online și semnat cu semnătură electronică calificată. Astfel, un avantaj esențial al noii proceduri, în special pentru comercianții care nu apelează la profesioniști pentru aceste înregistrări, l-ar putea reprezenta depunerea online, prin completarea tuturor documentelor necesare și bifarea etapelor de înregistrare pentru fiecare document, până la completarea integrală a dosarului online În acest mod, se vor reduce riscurile omiterii unor documente necesare, situație care ar genera întârzierea soluționării dosarului.
Totuși, nu este clar dacă formularul tip va permite inserarea de clauze noi, sau investitorii vor avea de ales doar dintre opțiunile predefinite existente, respectiv dacă actualizările ulterioare ale actului constitutiv vor trebui să urmeze aceeași procedură digitală. O altă noutate din sfera digitalizării adusă de către Legea nr. 265/2022 constă în introducerea unei căi directe de comunicare și transmitere a informațiilor între oficiile registrelor comerțului din statele membre ale Uniunii Europene. În acest scop, registrul comerțului ținut de ONRC va face parte din sistemul de interconectare a registrelor comerțului din statele membre ale Uniunii.
Prin intermediul acestuia, Registrul Comerțului pune la dispoziția publicului documente și informații referitoare la profesioniștii înregistrați în evidențele sale, asigurând o mai bună transmitere a acestor date în cadrul Uniunii Europene. În același timp, astfel vor avea loc, cu titlu gratuit, schimburi de documente și informații între registrele comerțului din statele membre ale Uniunii Europene, în cazul operațiunilor de fuziune transfrontalieră și al sucursalelor înființate de societăți cu sediul în statele membre ale Uniunii Europene.
7. În vederea asigurării unei practici unitare a ONRC și a oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale, prin Legea nr. 265/2022 se înființează Comisia de analiză și practică unitară a ONRC („Comisia”), din care fac parte registratori și personal de specialitate juridică, având o componență stabilită anual prin decizie a directorului general al ONRC.
Comisia va avea atribuția de a elabora puncte de vedere cu privire la o varietate de aspecte juridice din activitatea Registrului Comerțului, pe care le aduce la cunoștința structurilor din cadrul ONRC și a oficiilor teritoriale ale registrului comerțului.
În cadrul practicii desfășurate de-a lungul timpului în fața oficiilor Registrului Comerțului din diverse circumscripții teritoriale, au fost adesea întâlnite cerințe diferite de la un oficiu la altul, dând naștere unei practici neunitare, lipsite de previzibilitate și generatoare de tergiversări în relația cu Registrul Comerțului. Apreciem ca fiind mai mult decât oportună constituirea unui organ responsabil de monitorizarea și optimizarea practicii oficiilor, prin uniformizarea acesteia într-o manieră care să sprijine profesioniștii în relația cu autoritatea.
În concluzie, Legea nr. 265/2022 creionează o abordare modernă și digitalizată asupra activităților Registrului Comerțului, însă pe de altă parte, dă naștere multor întrebări al căror răspuns poate fi cel mult intuit la acest moment, până la modificarea Normelor Metodologice.