Conducerea unei firme de contabilitate poate fi de multe ori extrem de solicitantă, copleșitoare și consumatoare de timp. Din cauza acestor aspecte, personalul angajat în activitățile profesionale ale firmei de contabilitate vor fi predispuși să facă mai multe erori care nu vor duce decât la reluarea sarcinii și la pierderea timpului.
În schimb, automatizarea și digitalizarea intrărilor și ieșirilor de date specifice activității de contabilitate pot eficientiza sarcinile, pot duce la economisirea timpului, la îmbunătățirea capacității de prognoză, la rezolvarea problemelor într-un mod mai rapid și eficient și la organizarea tuturor celorlalte procese din firmă.
Eficiența prin automatizare înseamnă oferirea unei experiențe mult mai bune a clienților firmei, oferind informații și previziuni în timp real. Dacă dorești să-ți optimizezi firma de servicii contabile, iată 3 pași pe care-i poți pune în practică începând de astăzi:
1. Automatizează plățile clienților
Este mai important ca niciodată să existe o aplicație digitală de facturare automată pentru a-ți menține afacerea în funcțiune fără probleme. Odată cu evoluția tehnologiei și dezechilibrul economic național, există o mare probabilitate ca afacerile contabile să experimenteze plăți ratate sau întârziate din partea clienților.
Vestea bună este că programele de facturare automată pot ajuta la prevenirea acestor probleme de plată din partea clienților. Poți implementa un program de software specializat pentru a gestiona și îmbunătăți comunicarea cu clienții și pentru a preveni problemele care pot afecta productivitatea și performanțele afacerii de contabilitate. Clienții pot primi notificări pe telefon, laptop sau tabletă privind data scadentă pentru plată sau alte informații care sunt necesare unei colaborări eficiente.
2. Standardizează procedurile contabile
O altă modalitate de a eficientiza procesele de contabilitate este de a crea o listă de verificare a procedurilor pe care personalul angajat ar trebui să le urmărească pentru desfășurarea optimă a activităților profesionale. Această acțiune va asigura faptul că toate sarcinile sunt îndeplinite în mod sistematic, la timp și că nu se ratează nicio etapă. Mai mult, poți economisi foarte mult timp dacă există o listă de proceduri de urmat bine pusă la punct. Angajații pot lucra într-un mod organizat, evitând orice tip de confuzie.
Poți personaliza lista cu proceduri în funcție de cerințele companiei și de natura muncii. Mai mult, este esențial să menții lista actualizată pe măsură ce compania se dezvoltă, iar noi proceduri sunt necesare.
3. Stochează toate documentele într-un singur sistem
Un sistem eficient de înregistrare, stocare și accesare a fișierelor este esențial pentru orice tip de afacere, în special pentru cele din domeniul financiar-contabil. Un astfel de sistem, cum este sistemul ERP Contabilitate, poate stoca toate documentele importante într-o singură platformă digitală, oferind acces liber personalului angajat de oriunde și oricând prin intermediul unui device electronic. Siguranța datelor și informațiilor este asigurată prin serviciul de Cloud care permite copierea fișierelor, prevenind pierderile de informații în cazul unui atac cibernetic sau altui eveniment neprevăzut care poate afecta compania.
Este vital să implementezi un sistem care poate fi accesat cu ușurință și care să fie fiabil.