Bucuresti - 11 octombrie 2013
-
Formularea şi transmiterea mesajului potrivit către seniorii din echipa unui proiect, într-un mod cât mai clar şi convingător, poate fi o provocare. Articularea concisă a mesajului poate influenţa direct dezvoltarea cu succes a unui proiect şi modul în care sunteţi perceput. Vom aborda, mai jos, câteva tehnici simple, directe şi de impact care să vă ajute să comunicaţi cât mai eficient.
Comunicarea în mediul de proiect
Proiectele se dezvoltă într-un mediu în care schimbările survin rapid şi în care presiunile interne sau externe pot influenţa planificarea, rezultatele vizate şi graficul de livrare. Pe măsură ce fluxul de informaţii se intensifică, creşte şi nevoia luării unor decizii rapide, ceea ce influenţează modul în care comunicaţi cu echipa de seniori implicată în proiect. Într-un atare context, complexitatea comunicării poate duce la o interpretare greşită a mesajelor cheie sau chiar la ratarea lor totală de către receptor.
Fiecare individ diferă în funcţie de modul în care preferă să primească şi să proceseze informaţia prin: stilul său de interacţiune socială, reperele sale culturale şi timpul de care dispune. Prin urmare, comunicarea unor informaţii complexe către echipa de seniori implicată în proiect poate fi dificilă, mai ales când trebuie prezentate sau actualizate propunerile de abordare a proiectului. Este responsabilitatea dumneavoastră să purtaţi discuţii cu toate părţile implicate într-un mod cât mai simplu, mai concis şi mai clar pentru a rezolva toate aceste provocări.
Planificarea comunicării
Când iniţiaţi comunicarea, luaţi în calcul caracteristicile, nevoile şi aşteptările audienţei, obiectivele comunicării şi mesajele cheie pe care vreţi să le transmiteţi. Ca obiective, puteţi avea în vedere: rezultatele vizate (decizii, puncte de vedere sau comentarii), contextul de comunicat, solicitarea de sfaturi/ consiliere, confidenţialitatea. În ceea ce priveşte mesajele cheie, acestea pot include: situaţia privind evoluţia proiectului, rapoarte de evoluţie, escaladarea riscurilor, modul de realizare a documentaţiei sau de abordare a proiectului.
Decideţi care este cel mai potrivit format în funcţie de audienţă, de obiectivele şi de mesajele cheie pe care doriţi să le transmiteţi.
Tehnici de distilare a mesajelor complexe
Pentru a sumariza mesajele complexe, există o serie de tehnici pe care le puteţi aplica pentru a distila informaţia în mesaje clare, concise şi cât mai simple:
1. Analizaţi un subiect în cadrul unui brainstorming folosind diagrama spider
Folosită într-un brainstorming, această diagramă vă ajută să ”compartimentaţi” subiectul şi să identificaţi sub-temele care îl compun. Recomandăm folosirea acestei diagrame pentru a realiza prezentări sau pentru a sublinia un punct de vedere.
Sfaturi pentru realizarea unei diagrame spider:
► Începeţi prin a scrie în centru subiectul, întrebarea sau tema pe care încercaţi să o comunicaţi
► Scrieţi sub-temele cheie dinspre centru către exterior, unindu-le cu o linie cu tema centrală
► Grupaţi sub-categoriile pe teme şi evidenţiaţi-le prin folosirea culorilor pentru a atrage atenţia asupra anumitor puncte de interes
► Folosiţi concluziile care au rezultat pentru a grupa mesajele cheie şi temele mari.
2. Faceţi prezentări concise sau în cadru unic
Numit şi “slide PowerPoint unic”, acest instrument este o modalitate eficientă de a sumariza esenţa unui mesaj într-o singură pagină. Folosiţi cadrul unic în următoarele situaţii: sumare privind progresul unui proiect, evidenţierea unor opţiuni cu avantajele şi dezavantajele lor pentru discutarea oricărei alte teme care presupune discuţii pe marginea ei.
Sfaturi pentru realizarea cadrului unic:
► Scurtă introducere care să puncteze contextul temei
► Obiective clare stabilite de la bun început
► Folosiţi culori şi formate pentru a implica audienţa
► Folosiţi tabele şi diagrame pentru a sumariza informaţia
► Asiguraţi-vă că ”cererea” dumneavoastră sau concluzia finală este afişată vizibil.
3. Folosiţi “storyboarding-ul” pentru a reda clar şi concis tema
Acest instrument va ajuta echipa să aibă o viziune de ansamblu asupra temei, un fel de hartă a poveştii, care include definirea obiectivelor, titluri şi mesaje cheie pentru fiecare capitol în parte. Această abordare permite evitarea riscul unor potenţiale confuzii din partea audienţei şi creşte eficienţa receptării informaţiei de către echipa de proiect. Odată definite mesajele principale, urmează revizuirea storyboard-ului împreună cu membrii echipei, ceea ce permite ca posibilele comentarii sau menţiuni să fie identificate şi rezolvate din timp.
Sfaturi pentru realizarea de storyboarding:
► Ţineţi cont de regula 80:20 – alocaţi suficient timp planificării temei şi fluxului acesteia şi abia pe urmă intraţi în dezvoltarea de conţinut
► Verificaţi regulat povestea pe parcursul întregului proces de structurare
► Construiţi structura în formatul PowerPoint sau Word vizat
► Concentraţi-vă pe schiţarea mesajului principal sau al textului iniţial pentru fiecare slide în parte
► Includeţi orice comentariu şi marcaţi-l prin casete colorate
► Odată completat storyboard-ul, rugaţi pe cineva care nu a fost implicat în proces să-l parcurgă
► Revizuiţi storyboard-ul cu liderii echipei de proiect sau validaţi-l cu un superior ierarhic.
Pentru a vă îndeplini cu succes sarcinile şi pentru a duce la bun sfârşit un proiect trebuie să comunicaţi clar. Funcţionând ca o bandă transportoare, comunicarea facilitează transmiterea obiectivelor care să conducă la deciziile corecte şi rezultatele aşteptate. Claritatea mesajelor pe care le livraţi are impact asupra calităţii relaţiei cu echipa de seniori implicată proiect. Managerii de proiect alocă 90% din timpul lor pentru a comunica şi pentru a găsi răspunsul potrivit la provocările pe care le întâmpină. 65% din proiecte nu reuşesc să-şi atingă obiectivele scontate din cauza comunicării ineficiente şi a formulării defectuoase a cazului de business.
V-am prezentat, mai sus, câteva tehnici simple şi de impact care să vă ajute să transformaţi mesajele complexe în acţiuni într-un mod cât mai eficient, să vă construiţi o relaţie solidă cu echipa de seniori implicată în proiect şi să creşteţi rata de succes a proiectelor pe care le gestionaţi.
Autor: Daniela Grec, Business Development, EY România
Despre EY România
EY este una dintre cele mai mari firme de servicii profesionale la nivel global, cu 167.000 de angajaţi în 700 de birouri din 140 de ţări şi venituri de aproximativ 24,4 miliarde de dolari în anul fiscal încheiat la 30 iunie 2012. Reţeaua noastră este cea mai integrată la nivel global, iar resursele din cadrul acesteia ne ajută să le oferim clienţilor servicii prin care să beneficieze de oportunităţile din întreaga lume. În România, EY este unul dintre liderii de pe piaţa serviciilor profesionale încă de la înfiinţare, în anul 1992. Cei peste 500 angajaţi din România şi Republica Moldova furnizează servicii integrate de audit, asistenţă fiscală, asistenţă în tranzacţii şi servicii de asistenţă în afaceri către companii multinaţionale şi locale. Avem birouri în Bucureşti, Cluj-Napoca, Timişoara, Iaşi şi Chişinău. De la 1 iulie 2013, Ernst & Young a devenit EY, logo-ul s-a schimbat pentru a răspunde acestei modificări, iar noul tagline al companiei este „Building a better working world”. Această redefinire a identităţii vizuale vine să reflecte noua strategie a companiei, Vision 2020. Pentru mai multe informaţii, vizitaţi pagina noastră de internet: www.ey.com.
.
Cuvinte cheie:
EY comunicare proiect