Bucureşti - 09 iunie 2010
-
DOCUMENT OFICIAL, INSTRUMENT DE GESTIONARE A RESURSELOR FINANCIARE SI CAUZA ECOLOGICA PENTRU COMPANII
Itella Information, una dintre cele mai mari companii europene specializate in procesarea facturilor a derulat, in aceasta primavara, un studiu cantitativ in 16 tari, cu privire la procesarea facturilor si obiceiurile legate de aceste documente, atat in randul consumatorilor individuali, cat si al companiilor. Studiul este o radiografie la zi a facturii din Europa, vazuta ca document, ca mod de gestionare a resurselor financiare si ca solutie dedicata protectiei mediului inconjurator.
Studiul poate fi considerat cea mai ampla cercetare recenta pe tema facturarii in Europa si ofera o imagine de ansamblu asupra diferitelor stadii de adoptare a facturarii electronice in 16 tari. Alaturi de Austria, Cehia, Danemarca, Estonia, Finlanda, Germania, Letonia, Lituania, Norvegia, Polonia, Romania, Rusia, Slovacia, Suedia si Ungaria, tari in care Itella Information desfasoara operatiuni directe, a fost inclusa in evaluare Marea Britanie, ca etalon, intrucat in Marea Britanie se constata o capacitate mai mare a companiilor de a adopta facturarea electronica. Pe langa perceptia a 9037 de consumatori individuali in raport cu facturile primite, studiul a vizat segmentul companiilor, prin intervievarea a 4765 de persoane cu rol de decizie in companii. In cazul companiilor au fost analizate ambele tipuri de facturi (facturile de achizitie si facturile de vanzare). Studiul a fost efectuat in primavara acestui an prin metoda interviului telefonic tinut in limba vorbita de respondenti; marja de eroare este de pana in 5%. Rezultatele la nivel de tara au fost ponderate prin raportare la marimea populatiei; interpretarea mediilor prezentate pentru fiecare tara va tine cont de acest aspect.
Concluzia generala despre factura (in calitate de document oficial si instrument de gestionare a resurselor financiare) este ca, in Europa, modalitatile de procesare a facturilor sunt inca diferite, situatie ce se mentine si in cazul particular al facturarii electronice. Prin factura electronica intelegem factura transferata direct intr-un format electronic de la emitent la beneficiar, fara a fi utilizat suportul de hartie / fara a fi tiparita. Facturile electronice se impart in doua categorii: facturile integral electronice si facturile in format de e-mail. Si facturile pe suport de hartie se impart in doua categorii: facturile hibrid (primite in format de hartie, dar scanate pentru procesare, respectiv facturile emise prin intermediul unui program de calculator, dar tiparite prin intermediul serviciilor externalizate) si facturile bazate integral pe hartie.
Diferente notabile intalnim si in cazul raportului dintre facturile de achizitie si facturile de vanzare. Comparand obiceiurile si asteptarile in privinta receptionarii si a platii facturilor la nivelul consumatorilor individuali si al companiilor, distingem din nou tipare de compartament distincte. Referitor strict la companii, rezultatele confirma ceea ce Itella Information a observat in derularea operatiunilor zilnice destinate clientilor Itella - pentru a avea procese eficiente, rapide si coerente de prelucrare a facturilor, companiile trebuie sa gestioneze date in formate dintre cele mai diverse, sa utilizeze canale de transmitere si procesare variate, sa se supuna prevederilor legislative ce variaza de la o tara la alta si sa aiba in vedere si atitudinile si preferintele de facturare ale consumatorilor si entitatilor juridice cu statutul de client al acestor companii.
“Atunci cand doresc sa se numere printre jucatorii de top sub aspectul actiunilor legate de achizitii si vanzari, companiile cauta solutii pentru a face procesele de facturare cat mai simple, cu cat mai putine erori si cu rezolvare in intervale de timp din ce in ce mai scurte. In cele din urma, problema este cum pot fi utilizate resursele de care dispune o companie, in mod flexibil si eficient din punct de vedere financiar” subliniaza Marius Gavrilescu, Business Manager Itella Information Romania. Aceasta afirmatie este cu atat mai importanta pentru Romania, unde studiul a relevat faptul ca 24% dintre companii emit, lunar, facturi in format electronic (format integral electronic sau in format e-mail); altfel spus, fiecare 1 din 4 companii romanesti are capacitatea de a trimite cel putin o factura in format electronic, lunar.
Referitor la facturile emise de companii, lunar, in format electronic, cel mai mare procentaj il regasim in Marea Britanie (89%) – vezi graficul atasat, Emitere facturi in format electronic. La nivelul celor 16 tari, rezultatele difera vizibil, cel mai mic procentaj fiind inregistrat in Polonia (11%). Tot pe acest palier de analiza trebuie sa distingem intre capacitatea companiilor de a emite facturi intr-un format electronic (PDF, XML, EDI) si emiterea facturilor in format integral electronic.
Alte rezultate ale studiului indica faptul ca, pentru facturile emise de companii, in functie de canalul de livrare si procesare:
- facturile emise integral electronic reprezinta, in Finlanda 23%, in Marea Britanie 19%, in Germania 12%, in Norvegia si Suedia cate 10%, in Danemarca 9%, in Austria, Romania si Rusia cate 7%, in Estonia si Polonia cate 5%, in Letonia 3%, in Cehia 2%, in Ungaria 1%, in Lituania si Slovacia 0%;
- facturile emise prin e-mail constituie, in Estonia 41%, in Marea Britanie 31%, in Austria 27%, in Danemarca 19%, in Germania 16%, in Romania 15%, in Slovacia 11%, in Letonia si Lituania cate 10%, in Ungaria 9%, in Cehia 7%, in Suedia 5%, in Norvegia si Rusia cate 3%, in Polonia si Finlanda cate 2%;
- facturile emise prin intermediul printarii externalizate insumeaza, in Finlanda 54%, in Suedia 24%, in Rusia 13%, in Marea Britanie 12%, in Estonia 8%, in Norvegia 5%, in Cehia 4%, in Germania 3%, in Austria, Danemarca, Polonia si Romania cate 2%, in Lituania, Slovacia si Ungaria cate 1%, in Polonia 0%;
- facturile emise in format tiparit (cu printare in cadrul companiei emitente) inseamna, in Polonia 92%, in Lituania si Ungaria cate 88%, in Cehia, Letonia si Slovacia cate 87%, in Norvegia 82%, in Rusia 78%, in Romania 76%, in Danemarca 69%, in Germania 68%, in Austria 64%, in Suedia 61%, in Estonia 46%, in Marea Britanie 38%, in Finlanda 21%.
In ceea ce priveste facturile primite de companii, procentajele facturilor in format electronic au valori diferite, de la o tara la alta – vezi graficul atasat, Primire facturi in format electronic. Cele mai multe facturi primite in format electronic se regasesc in Tarile Baltice (in Estonia 93%, urmata de Letonia cu 89% si Lituania cu 84%) si Danemarca (82%), cele mai putine in Cehia (22%) si Polonia (18%); in Romania, procentajul capacitatii companiilor de a primi facturile in format electronic este de 27%, similar cazului de emitere a facturilor in format electronic. Si in acest raport trebuie sa diferentiem posibilitatea companiilor de a primi preponderent facturile in format e-mail, prin comparatie cu formatul integral electronic. Procentajele mari din graficul de mai jos in cazul unor tari cu o traditie scurta in facturarea prin mijloace electronice se explica prin insumarea celor doua categorii de facturi in format electronic.
In functie de canalul de livrare si procesare, studiul arata ca facturile primite de companii:
- in format integral electronic reprezinta, in Finlanda 31%, in Marea Britanie 24%, in Danemarca 18%, in Norvegia 12%, in Estonia 8%, in Romania 7%, in Ungaria 6%, in Letonia, Rusia si Suedia cate 4%, in Austria, Cehia si Germania cate 3%, in Lituania 1%, in Polonia si Slovacia 0%;
- prin e-mail constituie, in Germania 27%, in Marea Britanie 26%, in Austria 24%, in Estonia 23%, in Letonia si Norvegia cate 14%, in Romania si Rusia cate 13%, in Danemarca 11%, in Cehia si Ungaria cate 10%, in Lituania 7%, in Suedia 4%, in Slovacia 5%, in Finlanda 3%, in Polonia 2%;
- prin intermediul scanarii facturii de pe suportul de hartie in vederea procesarii electronice insumeaza, in Norvegia 51%, in Suedia 48%, in Finlanda 43%, in Danemarca 18%, in Lituania 14%, in Austria si Germania cate 10%, in Marea Britanie si Polonia cate 6%, in Estonia, Letonia, Rusia si Slovacia 4%, in Cehia 2%, in Romania si Ungaria cate 1%;
- pe suport de hartie inseamna, in Polonia si Slovacia 92%, in Cehia 85%, in Ungaria 83%, in Romania 80%, in Lituania si Rusia 79%, in Letonia 78%, in Estonia 65%, in Austria 63%, in Germania 60%, in Danemarca 53%, in Marea Britanie 45%, in Suedia 44%, in Finlanda si Norvegia 23%.
Analizand suportul pe care este emisa factura, ca document, concluzionam ca hartia este inca predominanta, in ambele categorii analizate pentru companii: emiterea si primirea de facturi. Cu toate acestea, prognoza pe urmatorii 2-3 ani indica interesul companiilor pentru adoptarea facturii in format electronic, mai ales in Tarile Nordice si Tarile Baltice unde infrastructura pentru procesarea electronica a facturilor este deja in dezvoltare. In Europa de Est (inclusiv Romania) si chiar si in Germania si Austria interesul exista, dar trecerea la facturarea electronica in mod considerabil este estimata de catre companii a avea loc mai tarziu, peste mai mult de 2-3 ani.
Studiul a analizat si perceptia companiilor din punct de vedere al necesitatii de externalizare a operatiunilor financiar-contabile (precum evidenta contabila, salarizarea, plata facturilor la utilitati si alte cheltuieli, arhivarea facturilor, printarea facturilor de vanzare, scanarea facturilor de achizitie). Astfel, in cele 16 tari in care a fost efectuat studiul, preocuparea companiilor pentru externalizarea activitatilor ce tin de departamentul financiar se regaseste in principal in Tarile Nordice, urmate de tarile Europei de Est, de Germania si Austria, respectiv de Tarile Baltice si Rusia. Tarile Europei de Est inregistreaza cel mai mare interes in externalizarea evidentei contabile, interes cuantificat aproape dublu fata de colectarea de debite, payroll sau arhivarea facturilor. In Romania, preocuparea pentru externalizarea procesarii de facturi este aproximata la 1%, evidentiind o directie neexploatata in cadrul pietei de outsourcing si fiind, totodata, un indicator al activitatii de pionieriat desfasurate de Itella Information pe piata locala.
Procesele legate de facturare intereseaza companiile si din punct de vedere ecologic. Conform declaratiilor companiilor intervievate, optarea pentru facturarea electronica (exceptand constrangerile legislatiei in vigoare) are la baza dorinta de a fluidiza circulatia banilor, de a reduce nivelul costurilor, dar si preocuparea pentru cauza ecologica. Pe o scara de la 1 la 4, unde 4 reprezinta maximul de interes, companiile au afirmat ca sunt interesate, in urmatorii 2-3 de ani, de proiecte dedicate procesului de facturare inclusiv datorita dorintei de a salva mediul. Aceasta intentie a obtinut un punctaj intre 2,5 si 2,8, fiind depasita la o diferenta mica in punctaj de interesele pentru optimizarea circulatiei banilor, pentru respectarea preferintei clientului referitoare la primirea facturilor si de disponibilitatea pentru dezvoltarea sistemelor de facturare electronice, proiecte carora le-au fost acordate, in unele tari, cate 3 puncte (din maximul de 4).
Itella Information pune la dispozitia celor interesati studiul integral, ca urmare a solicitarilor inainte in forma scrisa.
Solutiile Itella Information contribuie la cresterea productivitatii fluxurilor de informatii cu caracter financiar, Itella fiind un pionier al facturarii electronice, la nivelul Europei. Serviciile Itella Information includ solutii pentru procesarea cat mai eficienta a facturilor primite sau emise de o organizatie, fie in format electronic, fie pe suport de hartie. Itella Information desfasoara operatiuni in 15 tari din Europa si numara peste 2000 de angajati. Vanzarile nete aferente anului 2009 se ridica la valoarea de 247 milioane euro. Linia de business Itella Information este parte a Itella Group. Pentru informatii suplimentare, accesati www.itella.ro.
Date de contact Itella Information Romania
Telefon: 021 319 28 67; 0758 255 095
E-mail: info-ro@itella.com
www.itella.ro
http://www.itella.ro/
Cuvinte cheie:
itella Europa facturi